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아직도 LEFT, RIGHT 함수로 텍스트 자르시나요?
안녕하세요! 여러분의 엑셀 멘토 ‘공장’입니다.
지난 시간에는 VLOOKUP을 대체하는 XLOOKUP 함수로 데이터를 찾는 시간을 획기적으로 줄여보았습니다. 데이터를 찾았다면, 이제 그 데이터를 ‘가공’할 차례겠죠?
실무 데이터를 받다 보면 한 셀에 “이름+직급+부서명”이 뭉쳐 있거나, 전화번호에 하이픈(-)이 있다가 없다가 하는 경우가 태반입니다. 보통 이럴 때 우리는 ‘텍스트 나누기 마법사’를 켜거나, 복잡한 LEFT, MID, FIND 함수를 조합하며 머리를 싸매곤 합니다.
하지만 오늘 알려드릴 ‘엑셀 빠른 채우기(Flash Fill)’ 기능을 알게 되신다면, 단축키 하나로 이 모든 노가다를 끝낼 수 있습니다. 마우스 클릭조차 필요 없는, 진정한 ‘칼퇴 치트키’를 소개합니다.
엑셀 빠른 채우기(Flash Fill)란 무엇인가?
빠른 채우기는 엑셀 2013 버전부터 도입된 인공지능(AI) 기반의 기능입니다. 사용자가 입력하는 데이터의 ‘패턴’을 분석해서, 나머지 빈칸을 엑셀이 알아서 채워주는 기능이죠.
함수나 수식을 전혀 몰라도 됩니다. 여러분은 그저 엑셀에게 “나는 이런 모양을 원해”라고 첫 번째 칸에 예시만 보여주면 됩니다. 나머지는 엑셀이 알아서 처리하니까요.
마이크로소프트에서도 이 기능을 가장 강력한 데이터 도구 중 하나로 소개하고 있습니다. 백문이 불여일견, 바로 실습으로 들어가 보죠.
실전 1: 이메일 주소에서 ‘ID’만 1초 만에 추출하기
가장 흔한 상황입니다. username@company.com 형식의 이메일 목록에서 골뱅이(@) 앞의 아이디만 따로 뽑아내고 싶습니다.
Step 1. 첫 번째 셀에 원하는 결과 직접 입력
데이터가 A열에 있다고 가정해 봅시다. B2 셀에 A2 셀의 이메일 아이디를 직접 타이핑해서 넣습니다. 오타가 나면 안 되니 정확하게 입력해 주세요.
Step 2. 단축키 Ctrl + E 누르기
이제 B3 셀(바로 아래 칸)을 클릭하고, 마법의 단축키 [Ctrl + E]를 눌러보세요. 눈 깜짝할 사이에 나머지 수천 개의 행이 자동으로 채워집니다.
만약 함수를 썼다면 =LEFT(A2, FIND("@", A2)-1) 같은 복잡한 수식을 썼어야 합니다. 하지만 빠른 채우기는 1초면 끝납니다.
실전 2: 엉망진창인 전화번호 형식 통일하기
빠른 채우기의 진가는 단순히 자르는 것뿐만 아니라, ‘새로운 문자를 추가’할 때 드러납니다.
고객 데이터베이스를 보면 전화번호가 01012345678처럼 숫자로만 되어 있는 경우가 많습니다.
이를 010-1234-5678 처럼 하이픈을 넣어 보기 좋게 만들고 싶다면 어떻게 해야 할까요?
- 첫 번째 셀 옆에
010-1234-5678이라고, 내가 원하는 완성된 형태를 입력합니다. - 그 아래 셀을 선택하고 [Ctrl + E]를 누릅니다.
- 엑셀이 “아, 사용자가 숫자 사이에 하이픈을 넣고 싶어 하는구나!”라고 패턴을 인식해 데이터를 싹 바꿔줍니다.
주의사항: 빠른 채우기가 작동하지 않을 때
이렇게 완벽해 보이는 엑셀 빠른 채우기도 가끔 실수를 하거나 작동하지 않을 때가 있습니다. 대표적인 원인과 해결책을 정리해 드립니다.
- 패턴이 명확하지 않을 때: 데이터의 규칙이 너무 불규칙하면 엑셀이 헷갈려 합니다. 이럴 땐 첫 번째 셀만 입력하지 말고, 두 번째, 세 번째 셀까지 직접 입력해서 ‘샘플’을 더 많이 제공한 뒤 [Ctrl + E]를 눌러보세요.
- 연결된 데이터가 아닐 때: 원본 데이터와 채우기를 할 열이 뚝 떨어져 있으면 인식을 못 할 수 있습니다. 바로 옆 열에서 작업하는 것이 가장 좋습니다.
- 결과값은 ‘값(Value)’입니다: 빠른 채우기로 만든 데이터는 수식이 아닙니다. 원본 데이터가 바뀌어도 결과가 자동으로 업데이트되지 않습니다. 원본이 바뀌면 다시 [Ctrl + E]를 해줘야 합니다.
마무리하며
오늘은 텍스트 나누기 마법사보다 10배는 빠르고 편한 엑셀 빠른 채우기(Flash Fill)에 대해 알아봤습니다. 퇴근 시간을 당겨주는 단축키 Ctrl + E, 오늘 꼭 기억해 두세요.
다음 포스팅에서는 날짜 계산 때문에 골머리를 앓는 분들을 위해, EDATE와 EOMONTH 함수로 만기일과 결제일을 자동 계산하는 방법을 들고 오겠습니다. 도움이 되셨다면 댓글 부탁드립니다!